Weihnachtsfeier

Steuerliche Regeln bei Betriebsveranstaltungen

Wie in jedem Jahr beginnt Ende November die Zeit der Weihnachts- und Jahresabschlussfeiern.

Deshalb hier ein kurzer Exkurs:

Was ist in Sachen Lohnsteuer und Sozialversicherung bei Zuwendungen an Arbeitnehmer zu beachten?

Freibetrag

Der gesetzliche Freibetrag je Arbeitnehmer und Betriebsveranstaltung liegt aktuell bei 110 Euro. Liegen die Kosten pro Person höher, dann ist nur für den Betrag, der den Freibetrag übersteigt, Lohnsteuer anzusetzen. Wenn also die Kosten je Teilnehmer bei 170 Euro liegen, werden die übersteigendenden 60 Euro lohnbesteuert, und zwar pauschaliert mit 25 %. Dann wird auch keine Sozialversicherung fällig.

Der Freibetrag wird für bis zu 2 Betriebsveranstaltungen je Arbeitnehmer und Jahr gewährt.

Zwar war im Rahmen des Wachstumschancengesetzes eine Anhebung des Freibetrages auf 150 Euro angekündigt worden, was angesichts der stetig steigenden Kosten in allen Bereichen wünschenswert wäre - verabschiedet ist dies jedoch bisher nach unserer Kenntnis nicht.

Achtung Kostenfalle

Die Gesamtkosten des Arbeitgebers für eine Betriebsfeier, also auch für eine Weihnachtsfeier, werden auf die tatsächlich anwesenden Teilnehmer aufgeteilt und nicht auf die eingeladenen oder angemeldeten. Deshalb stehen die tatsächlichen Kosten je Teilnehmer und damit auch die steuerlichen Konsequenzen erst nach der Feier fest.

Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch, dass externe Aufwendungen, z. B. bei Beauftragung einer Veranstaltungsagentur, ebenso in den Betrag von 110 Euro einfließen.

Ebenso sind alle Zuwendungen, also auch Geschenke aus Anlass z. B. einer Weihnachtsfeier, im Freibetrag enthalten. Folglich ist hier Vorsicht geboten, denn denn die Höchstgrenze für die lohnsteuer- und sozialversicherungsfreie Zuwendung von Geschenken an Arbeitnehmer liegt aktuell bei 60 Euro. Wird diese Freigrenze überschritten, greift auch hier die Lohnbesteuerung für den darüber hinaus gehenden Betrag.

Der steuerliche Freibetrag für Geschenke an Geschäftspartner ist rückwirkend ab 1. Januar 2024 von 35 Euro auf 50 Euro angehoben worden. Zu erwarten ist, dass dies auch für Geschenke an Arbeitnehmer erfolgen dürfte. Jedoch liegt hierzu aktuell noch keine Entscheidung vor.

Freibetrag nur bei Zugang für alle

Der Freibetrag von 110 Euro wird nur gewährt, wenn die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder einer relevanten Organisationseinheit (z. B. gesamtes Marketing eines Unternehmens) offensteht. Hat nur ein beschränkter Kreis von Arbeitnehmern Zugang zur Veranstaltung und erfolgt damit eine Bevorzugung einer bestimmten Gruppe z. B. nach Zugehörigkeit zu einer bestimmten Gehaltsgruppe (z. B. nur Führungskräfte), wird der Freibetrag von 110 Euro je Teilnehmer nicht gewährt.

Alternative bei ausgewähltem Teilnehmerkreis: Lohnsteuerpauschalierung

Hat nur ein ausgewählter Kreis Zugang zur Betriebsveranstaltung, kann eine Pauschalierung der Lohnsteuer mit 25 % erfolgen. Wenn z. B. an einer Weihnachtsfeier also nur Abteilungsleiter teilnehmen und die Kosten pro Teilnehmer bei 220 Euro liegen, kann zwar der Freibetrag von 110 Euro nicht geltend gemacht, aber eine Lohnsteuerpauschalierung mit 25 % vorgenommen werden.

Der Bundesfinanzhof unterscheidet zwischen Betriebsveranstaltungen unter Gewährung des Freibetrages in Höhe von 110 Euro je Teilnehmer und Betriebsveranstaltungen für einen ausgewählten Kreis ohne Anspruch auf den Freibetrag und stattdessen einer Lohnsteuerpauschalierung.

In beiden Fällen fallen regelmäßig keine Sozialversicherungsbeiträge an.

Achtung Sozialversicherungsfalle!

Die Lohnsteuerpauschalierung darf nicht nachträglich vorgenommen werden. Denn das Bundessozialgericht geht davon aus, dass Beitragspflicht besteht, wenn die Abrechnung und Pauschalierung erheblich später erfolgt, z. B. im Zusammenhang mit einer Lohnsteueraußenprüfung.

In der Lohnsteuerpraxis wird der geldwerte Vorteil meistens in der letzten Lohnsteuerabrechnung am Jahresende abgerechnet. Jedoch ist es in Anbetracht der Sichtweise des Bundessozialgerichts ratsam, die Abrechnung direkt im jeweiligen Monat des Zuflusses des geldwerten Vorteils vorzunehmen und nicht erst am Jahresende mit der Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigung. Damit sind Sie als Arbeitgeber auf der sicheren Seite. Was das für Selbstbucher bedeutet, die die Abrechnung i. d. R. am Ende des Jahres vornehmen, ist aus unserer Sicht nicht eindeutig beschrieben.

Unser Rat

Bei Zweifeln und weiteren Fragen informieren Sie sich vorab, also vor der geplanten Betriebsveranstaltung, über die aktuellen Regelungen und fragen Sie den Steuerberater und oder Lohndienstleister Ihres Vertrauens.

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