E-Rechnung ab 1.01.2025

E-Rechnungspflicht in Etappen

Seit 27.11.2020 haben öffentliche Auftraggeber bei Beträgen ab 1.000 € bereits auf elektronische Rechnungen umgestellt. Seitdem sind inzwischen schon wieder fast 4 Jahre vergangen.

E-Rechnung kommt in Riesenschritten

Denn Unternehmer müssen künftig untereinander Rechnungen elektronisch stellen und empfangen.

Von der E-Rechnungspflicht betroffen sind…

• Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B), die beide ihren Firmensitz in Deutschland haben (doppelter Inlandsbezug)

Das gilt auch für innergemeinschaftliche Lieferungen in das EU-Ausland, sofern es sich um einen deutschen Unternehmerkunden handelt, der z. B. in einem anderen EU-Land ein Warenlager unterhält, während ein im EU-Ausland ansässiger Unternehmer weiterhin eine herkömmliche konventionelle Rechnung fordern kann.

Von der Pflicht ausgenommen sind also …

• Rechnungen an ausländische Unternehmerkunden
• Rechnungen an (in- und ausländische) Nichtunternehmer
• Rechnungen ausländischer Unternehmen, auch wenn sie im Inland registriert sind
• Rechnungen über Umsätze, die im Inland nicht steuerbar sind (also im Ausland steuerbare Umsätze).

• Rechnung für Kleinbeträge bis 1250 €, inkl. USt.
• Fahrausweise, unabhängig von der Höhe des Betrages

Auch an Privatpersonen kann eine elektronische Rechnungsstellung erfolgen, jedoch nur mit Zustimmung des Empfängers.

Einführung in mehreren Stufen

Ab 01.01.2025 

Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können, der Versand bleibt noch freiwillig. Bis Ende 2026 ist folglich die Ausstellung von Papierrechnungen zwischen Unternehmen weiter gestattet.

WENN ABER ein Rechnungsaussteller die o.g. Übergangsregelungen nicht in Anspruch nimmt, müssen inländische Empfänger ab 2025 zwingend in der Lage sein, diese zu empfangen und zu verarbeiten.

Ab 01.01.2027

Unternehmen mit Umsatz von mehr als 800.000 EURO sind verpflichtet E-Rechnungen zu verschicken.

aAb 01.01.2028 

Die E-Rechnungen sind zwischen Unternehmen generell Pflicht. Rechnungen in Papierform oder nicht normiertem Format werden nicht mehr anerkannt.

Formatvorschriften

Als E-Rechnungen akzeptiert werden nur Rechnungen …

• die maschinell bearbeitet werden können
• deren Format der Europäischen Norm für elektronische Rechnungsstellung entsprechen (CEN 16931)

Bekannte Formate:

• ZUGFeRD
• X-Rechnung

Rechnungen im PDF-Format werden nicht als E-Rechnungen anerkannt.

Wir waren eigentlich davon ausgegangen, dass der Bund direkt kostenlose Download-Versionen der Software für die geforderten Standardformate zur Verfügung stellten würde. Unseres Wissens gibt es jedoch unterschiedliche Anbieter wie die Datev DATEV E-Rechnung: digital und effizient oder FeRD (ferd-net.de). Wenngleich kostenlos, muss man sich bei beiden zunächst registrieren.

Archivierung von E-Rechnungen

Empfangene E-Rechnungen müssen wie gewohnt während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist in unveränderter, digitaler Form archiviert werden - am besten mit einem sogenannten Dokumenten Management System (DMS).

Fazit

E-Rechnungen ist ein weiterer Baustein zur Verhinderung von Steuerbetrug. Sicher hat die E-Rechnung im Zuge der Digitalisierung deutliche Vorteile. Jedoch sind die Einführung und die Archivierung der Rechnungen wiederum mit Aufwand und Kosten (z. B. bei Einführung eines DMS) verbunden. Es bleibt also abzuwarten, welche Erfahrungen Unternehmer hier machen werden. Eines ist sicher: Niemand wird sich den Neuerungen entziehen können.

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